РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ БАЗЫ ДАННЫХ «НЕВОСТРЕБОВАННЫЕ ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

1. НАЗНАЧЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

База данных «Невостребованные личные документы» представляет собой информационный массив личных невостребованных документов: трудовых книжек, свидетельств об образовании, о рождении; аттестатов, дипломов о среднем образовании, удостоверений.

Данные необходимы для оперативного поиска личных документов граждан, своевременно не полученных при увольнении из организаций, документы которых находятся на хранении в архиве.

Работа с базой данных ведется в диалоговом режиме с помощью системы меню и сопровождающих подсказок. Запуск выполнения всех команд и перемещение по экрану реализованы в соответствии со стандартами, принятыми для Access и его приложений, для чего используется клавиатура и мышь.

Пользователь БД «Невостребованные личные документы» имеет право работать в режиме «Таблицы», в режимах «Конструктор» и «Создать» работает только создатель данной базы.

Ответственный за базу данных имеет право редактирования (добавление, изменение и удаление данных – с обязательным сохранение данных при внесении изменений), пользователь на приеме граждан имеет право на поиск документов по базе – без её сохранения.

База данных позволяет выполнять операции:

-добавить в таблицу одну или несколько записей;

-удалить из таблицы одну или несколько записей;

-найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для обеспечения сохранности введенной информации рекомендуется регулярно производить копирование БД на дискеты или диски, независимо от внесения изменений.

1.1. ОПИСАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ И НАЧАЛО РАБОТЫ С НЕЙ

Запуск программы производим двойным щелчком мыши по файлу с названием «Невостребованные личные документы».mdb на рабочем столе.

Открывается диалоговое окно, в режиме «Таблица» существует один элемент – «Трудовые книжки», выделяем его и нажимаем «Открыть».

На экране появится окно с содержимым таблицы. В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, расположенных в одном столбце таблицы), за которыми ниже следуют записи (строки таблицы), в которых находятся данные. Одна запись всегда является текущей и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка слева от поля «Заголовок дела» при установлении курсора на одну из записей).

Содержание таблицы.

Таблица состоит из полей: заголовок дела, № фонда, № описи, № дела, вид документа, дата:

-заголовок дела: фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего личный документ;

-вид документа: трудовая книжка, свидетельства об образовании, о рождении; аттестаты, дипломы о среднем образовании, удостоверения;

-дата последней записи в личном документе.

Для перемещения по записям таблицы используются кнопки, расположенные на нижней границе окна таблицы:

переход на первую,

переход на предыдущую,

переход на следующую,

переход на последнюю запись

Там же находятся: номера текущей записи (например, запись 1),

кнопка создания новой записи и

указатель общего количества записей в таблице

(например: 91 запись всего в базе).

Для просмотра записей в таблице удобно использовать полосы прокрутки (вертикальную, горизонтальную), а также клавишу «Tab».

При вводе или удалении данных необходимо сохранять исправления, для этого на панели инструментов «Файл» нажать «Сохранить».

  1. РАБОТА С ЗАПИСЯМИ В РЕЖИМЕ ТАБЛИЦЫ

Предусмотрены следующие операции с записями: ввод и изменение данных; поиск и удаление данных, сортировка данных. На эти действия имеет право только ответственный за базу данных.

2.1. ВВОД И ИЗМЕНЕНИЕ ДАННЫХ

Основанием для ввода данных в таблицу являются сами невостребованные личные документы или электронный вариант (Word) описи невостребованных личных документов, поступивших на хранение в архив.

Если ввод данных происходит с личного документа, то, чтобы добавить новую запись, нажмите на кнопку (новая запись)

и в поле «Заголовок дела» вводим фамилию, имя и отчество с документа.

Переходим в другое поле «№ фонда» нажатием кнопки «Tab»: вводим № фонда, в следующем поле – № описи, далее – № дела.

Для удобства ввода данных в поле таблицы предусмотрена возможность создания списка подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле. Это применимо для поля «Вид документа». Курсором встаем на поле, справа появляется кнопка со стрелкой, нажимаем на нее, появляется список значений этого поля, выбираем из списка нужное и щелкаем на него. В следующее поле заносим дату последней записи в личном документе: например: 01.05.1995 – обязательно с точками.

При необходимости внесения изменений данных следует установить курсор на нужное поле записи, нажать «Delete» и ввести правильные данные.

Ввод данных в таблицу можно осуществлять не только непосредственно с клавиатуры, но и с помощью копирования.

Если ввод данных происходит с таблицы документа Word, то выделяем столбец таблицы Word с ФИО, нажимаем кнопку копировать:

Встать в поле «Заголовок дела» таблицы Access и нажимаем на кнопку создания новой записи. Заходим в меню «Правка» и нажимаем «Добавить из буфера». Программа спросит «Предпринимается попытка вставить следующее число записей: ___. Вставить записи», нажать «Да». Второе, третье, четвертое поля заполняются вручную. Вид документа выбирается из списка. Поле «Дата» заполняется: если в Wordе заполнен столбец «Конечная дата», то выделяем весь столбец, а в Access выделяем нужное количество ячеек в поле «Дата», если в Wordе – 10 записей, то в Access выделяются 10 ячеек поля «Дата» и нажимаем значок на панели инструментов «Вставка»

Программа спросит: «Предпринимается попытка вставить следующее число записей ___Вставить записи», нажимаем «Да».

2.2. ПОИСК И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ

2.2.1. Для поиска документа встаем в поле «Заголовок дела», на панели инструментов нажимаем значок бинокля

Появится диалоговое окно «Поиск»: вводим фамилию в поле «Образец». В поле «Совпадения» выбираем с любой частью поля, ставим галочку только в текущем поле, нажимаем «Найти». Если найденное значение не соответствует нужному, то нажимаем «Найти далее».

База данных позволяет выявить наличие не одного, а нескольких личных документов конкретного заявителя. Для этого используем фильтрацию данных: выделяем ячейку «Заголовок дела» с уже найденными сведениями, нажимаем на панели инструментов значок «Фильтр по выделенному» и из всей базы данных выберется список записей с необходимой информацией. Если выдается список из нескольких записей, то проверяем, сходятся ли даты рождения и возможные другие данные по самим личным документам. После проверки нажимаем значок «Удалить фильтр», для того чтобы вернуться в режим таблицы

2.2.2. После оформления выдачи личного документа владельцу, в базе удаляем соответствующие записи. Удаление происходит на основании расписки о выдаче личного документа на руки заявителю.

Чтобы удалить запись, встаем на любое поле этой записи, на панели инструментов заходим в «Правка» и нажимаем «Удалить запись», подтверждаем удаление — нажимаем «Да». Запись удалена и не восстановима. На расписке о выдаче документа ставим дату удаления записи из базы и подпись ответственного за базу данных.

2.3. СОРТИРОВКА ДАННЫХ

С помощью сортировки данных таблицы можно получить сведения о документах, сроки хранения которых истекли.

Для этого установим курсор на любую строку столбца «Дата» и нажимаем на кнопку на панели инструментов: сортировка по возрастанию

Данные формируются по возрастанию последних записей в личных документах. По истечении срока хранения уничтожению подлежат документы, последние записи в которых сделаны более 50 лет назад (исключение составляют свидетельства о рождении, о заключении брака).

После сортировки данных сохранять изменения нельзя, иначе порядок сортировки по полю «Дата» сохраняется и при последующих запусках базы.

Выход из программы осуществляем нажатием на «×» в правом верхнем углу окна таблицы. Аналогично закрывается и всё приложение Access.

Автоматизированные базы данных

Особое место в системе НСА архива занимает Автоматизированная информационно-поисковая система (АИПС) РГАНТД, в базы данных которой поединично и подокументно введены сведения о 248 тыс. ед. хр., сосредоточенных в 165 фондах оборонного и гражданского комплексов. АИПС РГАНТД реализует функции каталогов (объектных, систематических, именных и др.), указателей (предметно-тематических, фондовых и др.). Базы данных функционируют по видам документов:

БД на научно-технические и управленческие документы (48 062 записей);

БД на кино- и видеодокументы (3301 записей);

БД фотодокументы (67 328 записей);

БД на фонодокументы (23 052 записей);

БД на машиночитаемые и фототелеметрические документы (2883 записей);

БД на документы фондов личного происхождения (5556 записей);

БД по учету организаций, фондов и описей, содержащих документы по личному составу, хранящихся в РГАНТД и Филиале (124 фонда);

БД оцифрованных копий фотодокументов по космонавтике (3588 записей с оцифрованными фотодокументами);

БД оцифрованных копий фонодокументов по космонавтике (1138 записей);

Документы по теме «Ю.А. Гагарин». Электронный систематический каталог (с цифровыми копиями фотодокументов) (850 записей);

Межархивная БД «Архитектура и градостроительство Москвы и С.-Петербурга и их пригородов». Межархивный каталог (по документам фондов архивов Москвы и С.-Петербурга) (84 528 записей).

Межархивная БД «Документы Октябрьской революции, 25 октября 1917 г. – июль 1918 г.». Опубликованные документы (22 555 записей); не опубликованные документы (11 001 записей) документов по истории Октябрьской революции. Всего – 33 556 записей.

Корпоративные хранилища данных. Интеграция систем. Проектная документация.

Каталог базы данных (РД 50-34.698-90)

Согласно указаниям РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы требования к содержанию документов», документ «Каталог базы данных» должен содержать:

  • перечень объектов предметной области АС, информация о которых включена в базу данных.

Ниже представлен пример содержания документа «Каталог базы данных», уточняющий достаточно общие требования к содержанию документа, определенного ГОСТом. В качестве примера для описания использована база данных Oracle корпоративного хранилища данных.

1. Введение

Настоящий «Каталог базы данных» определяет состав объектов в базе данных подсистемы хранения Корпоративного хранилища данных (КХД).

2. Общие положения

2.1. Наименование системы

2.1.1. Полное наименование системы

Полное наименование — Корпоративное хранилище данных.

2.1.2. Краткое наименование системы

Краткое наименование — КХД, Система.

2.2. Нормативные ссылки

При формировании документа использовались следующие нормативно-технические документы:

3. Каталог базы данных

3.1. Схемы базы данных

В данном разделе приводится перечень ролей (схем) базы данных, которые относятся к ХКД и их описание.

3.2. Системные привилегии

Приводится перечень системных привилегий пользователей вышеописанных схем.


SRC — CREATE TABLE
SRC — EXECUTE ANY PROCEDURE
SRC — CREATE SEQUENCE

STG — CREATE TABLE
STG — CREATE SEQUENCE
STG — CREATE PROCEDURE
STG — DEBUG ANY PROCEDURE
SRC — EXECUTE ANY PROCEDURE
.

Ниже представлен запрос к системным представлениям, возвращающий список привилегий текущего (из-под которого выполняется запрос) пользователя базы данных Oracle.

3.3. Файлы экземпляра базы данных

Приводится перечень управляющих файлов и пути к ним.

О проекте «Подвиг Народа»

Обобщенный банк данных «Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.» (далее – ОБД «Подвиг народа») создан по инициативе Департамента развития информационных технологий Минобороны России в 2010 году.

Благодаря этому проекту наши современники получили возможность найти информацию о наградах дедов и прадедов, узнать обстоятельства совершенных ими подвигов, прочитав их описание в архивных документах.

Банк данных содержит 12,5 млн записей о награждении орденами и медалями «За отвагу» и «За боевые заслуги».

Оцифровано и введено 22 млн карточек учетной наградной картотеки и картотеки награждения орденами Отечественной войны I и II степени к 40-летию Победы.

ОБД «Подвиг народа» продолжает ежегодно наполняться информацией. Только в 2015 году внесено 6 млн записей о награждении медалями за оборону, освобождение, взятие городов и территорий, за победу над Германией и Японией.

В записи о награждениях добавлены сведения о дате совершения подвига и месте службы военнослужащего. Это дало возможность потомкам самостоятельно восстанавливать боевой путь своих близких – участников Великой Отечественной войны.

В 2015 году в ЦА МО РФ было оцифровано 19 млн записей из протоколов о вручении и корешков временных удостоверений к наградам. Благодаря этим данным были выявлены 500 тысяч наград, не врученных их владельцам в период Великой Отечественной войны. Так постепенно восстанавливается историческая правда и справедливость.

В настоящее время цель проекта – предоставить в открытом доступе полную информацию о боевых наградах за подвиги во время Великой Отечественной войны, имеющуюся в российских архивах. В связи с этим еще предстоит наполнить ОБД «Подвиг народа» приказами о награждении военного времени, хранящимися среди документов фондов соединений и частей; недостающими документами о награждении медалями за оборону, освобождение и взятие городов и территорий, за победу над Германией и Японией, приказами о награждении за военные подвиги, выпущенными в послевоенное время.

Куратором проекта выступает Управление Министерства обороны Российской Федерации по увековечению памяти погибших при защите Отечества.

Техническая поддержка осуществляется корпорацией ЭЛАР.

About «Feat of the People» project

The generalized data bank «Feat of the People in the Great Patriotic War of 1941-1945» (hereinafter — OBD «Feat of the People») was created on the initiative of the Department of Information Technologies Development of the Ministry of Defense of Russia in 2010.

With this project, our contemporaries are given the opportunity to find information about the awards of their grandparents and great-grandparents, to discover the circumstances of their heroic deeds, having read the descriptions in archival documents.

The data bank contains 12.5 million records of awards for decorations and «Medals of honour» and «For combat merits».

22 million cards from the award registration index files and the card index of the Order of the Patriotic War of the 1st and 2nd degree awarded to the 40th anniversary of the Victory were digitized and uploaded.

OBD «Feat of the People» is filled with new information every year. In 2015 alone, 6 million records were added with regard to the medals for Defense, liberation, the taking of cities and territories, for the victory over Germany and Japan.

The award records were updated with information about the date of the feat and the soldier’s duty station. This made it possible for the descendants themselves to reconstruct the battle route of their relatives, who fought in the Great Patriotic War.

In 2015, 19 million records were digitized from the award handout protocols and the stubs of the provisional certificates of awards stored in the Central archive of the Defense Ministry of the Russian Federation. This information revealed 500 thousand awards which were not handed to their owners during the Great Patriotic War. Thus the historical truth and justice are being gradually restored.

At present, the purpose of the project is to provide public access to the full information about the combat decorations awarded for the feats during the Great Patriotic War, available in the Russian archives. In this regard, the OBD «Feat of the People» has yet to be filled with wartime award orders, kept among the documents from the funds of formations and units; missing documents on the awarding of medals for defense, liberation and taking of cities and territories, for the victory over Germany and Japan, orders for awarding of military exploits, issued in the postwar period.

The curator of the project is the RF Ministry of Defense Agency for perpetuating the memory of the defenders of the Fatherland.

Technical support is provided by ELAR Corporation.

Что же такое базы данных документов?

Джули Лерман

Почти наверняка вы хотя бы слышали о NoSQL. На эту тему даже были статьи в журнале «MSDN Magazine». Многие люди, к которым я отношусь с глубоким уважением, весьма заинтересованы в NoSQL, и я, выросшая на реляционных базах данных, хотела получше разобраться в ней. Я проделала довольно большую исследовательскую работу и замучила своих друзей, пытаясь вникнуть в этот вопрос. Теперь я намерена поделиться с вами тем, что выяснила о подмножестве баз данных NoSQL, которое называется «базы данных документов» (document databases). Другое подмножество — базы данных пар «ключ-значение». Microsoft Azure Table Storage, о котором я писала в своей рубрике за июль 2010 г. (msdn.microsoft.com/magazine/ff796231), — один из примеров NoSQL-хранилища пар «ключ-значение».

Сначала я должна дать определение NoSQL. Этот термин стал слишком часто использоваться. Им обобщенно называют механизмы хранения данных, не являющиеся реляционными и поэтому не требующими применения SQL для доступа к своим данным. В статье «Addressing the NoSQL Criticism» (bit.ly/rkphh0) Брэдли Холт (Bradley Holt), эксперт по CouchDB, упоминает, что он слышал, как некоторые переопределяют NoSQL как «не только SQL (not only SQL)». Его точка зрения состоит в том, что NoSQL ни в коем случае не следует рассматривать как движение против SQL. Это мнение мне по душе, потому что я предпочитаю использовать для конкретной работы наилучшие инструменты.

Большинство баз данных, подпадающих под категорию не реляционных, имеют общую цель достижения большей скорости и масштабируемости. Отбросив реляционную модель хранилища и схемы, эти базы данных свободны от ограничений, накладываемых тесно связанными схемами и потребностями вашего приложения в операциях присоединения данных из разных таблиц.

Из множества доступных баз данных документов я сосредоточусь на двух наиболее популярных — MongoDB (mongodb.org) и CouchDB (couchdb.apache.org), а также на RavenDB (ravendb.net), которая была написана для Microsoft .NET Framework и завоевывает все большую популярность (см. статью «Встраивание RavenDB в приложение ASP.NET MVC 3» в этом номере). Все детали этих баз данных вы можете узнать, посетив их веб-сайты.

За исключением нескольких особенностей (о которых я кратко расскажу в этой статье) эти базы данных предоставляют свои данные в основном по HTTP, хранят их в виде документов JavaScript Object Notation (JSON) и поддерживают API на нескольких языках. Общие цели этих баз данных — простота, скорость и масштабируемость. Не менее важно, что все три базы данных являются проектами с открытым исходным кодом.

От эксперта по MongoDB я услышала, что главная цель этого продукта — производительность. Эксперт по CouchDB указал на простоту и надежность. А Эйенде Рейхен (Ayende Rahien), автор RavenDB, сказал, что проект RavenDB нацелен на «быстрые операции записи, быстрые операции чтения и мир во всем мире». Однако каждая из этих трех баз данных документов может предложить гораздо больше.

Альтернатива реляционным базам данным, а не замена

NoSQL и базы данных документов — это альтернатива реляционным базам данных, а не их замена. У каждой из них своя ниша, и они просто расширяют круг вашего выбора. Но как выбрать нужное? Важный критерий — теорема согласованности, доступности и отказоустойчивости разделов (Consistency, Availability and Partition Tolerance, CAP). Она утверждает, что при работе в распределенных системах можно получить только две из трех гарантий (C, A или P), поэтому вы должны решить, что для вас важнее. Если важнее всего согласованность, тогда нужно использовать реляционную базу данных.

Пример того, где согласованность была бы важнейшей гарантией, — банковское приложение или, возможно, приложение, выполняемое на атомной электростанции. В таких сценариях критически важно учитывать каждую порцию данных в каждый момент. Если кто-то снимает деньги со счета, вам действительно нужно знать об этом, когда вы смотрите на баланс его счета. Следовательно, вы скорее всего предпочтете реляционную базу данных с высоким уровнем контроля над ее транзакциями.

Термин, который вы будете часто слышать, — «конечная согласованность» (eventual consistency) или, как выражено на сайте RavenDB: «Лучше устаревшие данные, чем автономные». В ряде предметных областей достаточно конечной согласованности. Там не страшно, если извлекаемые данные не являются актуальными с точностью до миллисекунды.

В каких-то ситуациях, возможно, важнее существование некоей версии данных, а не ожидание фиксации всех транзакций. Это относится к доступности (A) в CAP, что главным образом связано с поддержкой бесперебойной работы сервера. Уверенность в том, что вы всегда можете обратиться к базе данных, приоритетнее, и это позволяет значительно ускорить работу базы данных (т. е. базы данных документов работают быстро!). Вы увидите, что отказоустойчивость разделов (P) тоже важна для баз данных документов, особенно при горизонтальном масштабировании.

RESTful HTTP API — по большей части

Многие из баз данных NoSQL доступны в стиле RESTful, поэтому вы устанавливаете соединение с вашей базой данных по URI, а запросы и команды передаете как HTTP-вызовы. Исключением является MongoDB. По умолчанию она использует TCP для взаимодействий с базой данных, хотя доступен минимум один HTTP API. CouchDB и MongoDB предоставляют специфичные для конкретных языков API, которые позволяют писать и выполнять запросы и обновления на соответствующем языке, обходясь без кодирования HTTP-вызовов. В RavenDB имеется API .NET-клиента, упрощающий взаимодействие с базой данных.

Связанные данные в одной записи

Многие ошибочно считают, будто не реляционные базы данных — это плоские файлы. Документы, хранящиеся в базе данных документов, могут содержать данные со сложной структурой: деревья с узлами. Каждая запись в базе данных является документом и может быть автономным набором данных. При этом запись может содержать свою уникальную схему и не обязательно зависеть от любых других документов.

Ниже приведен типичный пример того, как может выглядеть запись в базе данных документов (я позаимствовала этот пример со студентом из учебника по MongoDB):

Это интересно:

  • Проверка водительских прав на лишение онлайн Как проверить водительское удостоверение на лишение? Водительские права – очень важный документ, статус которого можно и нужно контролировать. Необходимость в проверке удостоверения возникает по разным причинам. Так, например, особенно актуально это при […]
  • Ооо фактор ростов тельмана Содержание раздела Автотуры Выходного дня из Ростова Бронирование гостиниц России, СНГ и Балтии Отдых и лечение Краснодарский край Крым Абхазия Подмосковье Кавказские Минеральные воды Кисловодск Ессентуки Пятигорск Железноводск санаторий […]
  • Как отражать договор цессии Как провести договор цессии в 1С 8.3 — примеры проводок В данной статье речь пойдет главным образом о проведении договора цессии в конфигурации 1С 8.3: «Бухгалтерия предприятия 3.0». Это обусловлено тем, что в других конфигурациях, кроме бухгалтерских […]
  • Сочи регистрация ип Регистрация ИП Правовой центр «Чемпион Бизнес и Право» предлагает услугу полного юридического сопровождения регистрации ИП. Регистрация ИП является строго регламентированной процедурой, порядок которой определяется статьей «О государственной регистрации […]
  • Как зарегистрировать ооо в новокузнецке Регистрация фирмы в Новокузнецке Регистрация фирм в Новокузнецке Регистрация фирмы - это установленный государством комплекс процедур, в результате которого создается новая коммерческая организация. Несмотря на то, что Федеральный закон от 08.08.2001 № […]